Die 7 schlimmsten Zeitfresser im Büro
Wo ist bloß die Arbeitszeit geblieben? Das fragt sich so mancher Arbeitnehmer am Ende des Tages. Gefühlt war man den ganzen Tag nur aktiv und unterwegs – aber geschafft wurde trotzdem kaum etwas. Woran das liegt? Schuld sind fast immer dieselben gemeinen Zeitfresser im Job, die jedoch regelmäßig unterschätzt werden. Diese sieben sind die schlimmsten:
E-Mails
Es ist gar nicht mal das Schreiben von E-Mails, was einem die Zeit klaut. Eine Adobe-Studie kam zu dem Ergebnis, dass wir inzwischen im Durchschnitt 31,5 Stunden in der Woche nur mit dem Checken von E-Mails verbringen – nicht eingerechnet die Zeit, die wir zum (vollständigen) Lesen und (teilweisen) Beantworten benötigen; also 6,3 Stunden täglich – 3,2 für Job-Mails, 3,1 für private Mails.
Meetings
Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammen sitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken. Na, Danke! Dabei wären weniger und bessere Meetings so einfach…
Klatsch & Tratsch
Smalltalk mit Kollegen schweißt zusammen und bildet einen mentalen Ausgleich zur Arbeit. Klatsch ist sogar regelrechter Balsam für unser Hirn. Er frisst aber auch Zeit: Im Schnitt bis zu eine Stunde am Tag, 16 Prozent verplauschen gar bis zu 2 Stunden.
Smartphone
Jeder hat eins. Doch erlauben viele sogenannte Push-Mitteilungen. Der Haken: Bei jedem Piep schauen wir hin und müssen uns danach erst wieder einarbeiten. Addiert kommt da schnell eine Stunde zusammen.
Internet
Kaum ein Medium ist so verführerisch: Mal eben ein Video geschaut, einen Artikel gelesen, der führt zum nächsten… Zack, schon haben sich die Zeiger auf der Uhr ein ganzes Stück weiter gedreht. 80 Prozent der Arbeitnehmer verklicken so bis zu 2 Stunden am Tag.
Helfersyndrom
Klar, ist es nett, Kollegen zu helfen. Wer aber so gar nicht Nein sagen kann, leidet nicht nur am Helfersyndrom – er verliert auch noch viel Zeit für die eigene Arbeit, die derweil liegenbleibt.
Perfektionismus
Perfektionismus und hohe Motivation begünstigen nicht Workaholismus. Viele drohen dabei auch, sich in Details zu verrennen und so wertvolle Zeit zu verlieren. Zugegeben, manche Dinge müssen perfekt sein. Oft aber reichen 80 Prozent auch schon vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit zu erledigen.
Zeitfresser: Sie sind ihnen nicht hilflos ausgeliefert
Jeder hat in seinem Job mit individuellen Zeitfressern zu kämpfen, die sowohl vom Arbeitsumfeld als auch von der eigenen Arbeitsweise abhängen. Mit dieser Situation müssen Sie sich aber nicht abfinden, sondern können etwas daran ändern, um mehr aus Ihrer Zeit zu machen. Da die Zeitfresser individuell sind, sollten es im besten Fall auch Ihre Strategien sein. Das mag schwierig klingen, doch Sie selbst wissen am besten, wo die meiste Zeit unnötigerweise verloren geht.
Machen Sie sich eine konkrete Liste mit Aufgaben, Projekten, ToDos und auch mit Verweisen zu Unterbrechungen Ihrer Arbeit und den zugehörigen Gründen. Mit einem solchen Überblick fällt es vielen leichter, die eigenen Zeitfresser ausfindig zu machen. Sehen Sie etwa, dass Sie zu viel Zeit in Meetings oder bei der Vorbereitung einer Aufgabe verplempern, haben Sie sofort einen Anhaltspunkt, an dem Sie Ihre Zeitfresser bekämpfen können.
Bitte nicht stören!
In einigen Fällen kommen die Zeitfresser aber auch von außen – beispielsweise in Form von Chef oder Kollegen, die sich als wahre Zeitlöcher entpuppen können. Hier fällt es umso schwerer, das Problem anzusprechen, da man niemandem vor den Kopf stoßen möchte. Die Überwindung lohnt sich jedoch und in einer guten Arbeitsatmosphäre werden die meisten Verständnis für Ihre Bitten haben.
Legen Sie beispielsweise Zeiten fest, in denen Sie nicht gestört werden wollen und sprechen Sie offen mit Ihren Kollegen darüber. Vielleicht lässt sich mit dem Chef auch eine Regelung vereinbaren, dass Sie einen Teil der Arbeit im Home Office erledigen – auch wenn dort viele weitere mögliche Zeitfresser zu bekämpfen sind.
3 Zeitfresser, die Sie leicht vermeiden können
1. Nachprüfung
Sollten Sie auch zur Gattung des Homo Perfectus gehören, dann könnte hier Ihr größter Zeitfresser lauern. Dann nämlich, wenn Sie Ihre Arbeiten stets aufs Neue überprüfen, korrigieren, nachjustieren. Das kann Präsentationen, Texte und sogar E-Mails betreffen, die fünf oder zehn Schleifen drehen, bevor Sie sie loslassen. Könnte ich diese Formulierung noch durch eine elegantere ersetzen? Habe ich auch keinen relevanten Punkt vergessen? Ist die Interpunktion wirklich hundertprozentig korrekt?
Ein gründlicher Check ist natürlich wichtig, sollte aber nicht in eine Endlosschleife ausarten. Deshalb: Setzen Sie sich ein Limit von zwei oder maximal drei Reviews. Grundsätzlich sinnvoll: Eine wichtige Arbeit über Nacht liegen lassen, um sie am nächsten Morgen mit frischem Kopf noch mal genau prüfen zu können.
2. Schneebälle
Das Schneeballprinzip kennen Sie bestimmt noch aus der Uni. Es funktioniert im Wesentlichen so: Sie recherchieren zu einem Thema und stoßen durch Verweise und Fußnoten immer wieder auf weiterführende Literatur. Das ist extrem hilfreich, kann in Zeiten des Internets aber auch zum Zeitfresser werden. Sie kennen das: Sie sind in ein Thema vertieft und lesen dazu einen Artikel im Netz. Mittendrin taucht eine spannende Referenz auf, der Sie folgen. Im nächsten Text wieder und danach wieder und dann schon wieder.
Überall warten Fußnoten, Links und Verweise, die Sie ständig weitersurfen und immer weiter vom eigentlichen Thema abdriften lassen. Oft ein unbewusster Prozess, der Sie schnell Arbeitszeit kostet. Beschränken Sie sich auf maximal zwei weiterführende Quellen, um den Überblick über Thema und Zeit zu behalten.
3. Telefon
Das Telefon – ein perfektes Kundenbindungstool, aber manchmal eben auch ein Zeitfresser, vor allem für leidenschaftliche Vieltelefonierer. Wer ständig Kunden und Kooperationspartner an der Strippe hat, kann sich oft nicht rechtzeitig wieder abseilen. Ein Telefongespräch lässt sich schließlich nicht minutiös planen, und einem Kunden knallt man nicht einfach den Hörer um die Ohren.
Andererseits ist es so: Wenn Sie sich andauernd in langatmige, ziel- und belanglose Beratungsgespräche verwickeln lassen, bringt das ihren Zeitplan gehörig durcheinander. Ein Zeitlimit pro Telefonat kann helfen, das Gespräch mit dem Hinweis auf einen wichtigen Termin rechtzeitig zu beenden. Wenn Sie genügend Zeit haben, können Sie aber natürlich nach Lust und Laune weitertelefonieren.
Zeitfresser Quiz: Wie viel wissen Sie?
Nachdem Sie jetzt viel über Zeitfresser wissen, haben wir zum Abschluss noch ein Quiz vorbereitet, in dem Sie Ihr Wissen testen können. Kreuzen Sie direkt online an, was Sie für richtig halten – die Lösung finden Sie direkt darunter. Auf die verpixelte Fläche klicken, und sie wird sichtbar… Viel Spaß!
- a) Das Abarbeiten und Beantworten der E-Mails
- b) Das Lesen und Sortieren der E-Mails
- c) Die regelmäßige Prüfung des Posteingangs
- a) Spontane Besprechungen
- b) Geplante Meetings
- c) Telefon-Konferenzen
- a) Durch ständiges Nachfragen und nervende Angewohnheiten
- b) Durch den Smalltalk zwischendurch
- c) Durch häufige Anrufe
- a) Durch umfangreiches privates Surfen
- b) Durch die sozialen Netzwerke
- c) Durch Recherche-Arbeiten
- a) Nein, im Team geht es meist schneller
- b) Ja, wenn man nicht „Nein“ sagen kann
- c) Nur bei inkompetenten Kollegen
- a) Weil zu viele ungeplante Anrufe Zeit kosten
- b) Weil die Konzentration nach einer Unterbrechung weg ist
- c) Weil es immer mehr Telefonkonferenzen gibt
- a) Nein, ohne Computer dauerten viele Arbeiten viel länger
- b) Ja, aber nur durch Defekte und Störungen
- c) Ja, ohne Computer könnte das Internet nicht ablenken
- a) Ja, wer ordentlich arbeitet, kann sich nicht verzetteln
- b) Nein, Ordnung schützt nicht vor Überraschungen
- c) Es kommt drauf an, Ordnung kann selbst zum Zeitfresser werden
- a) Wenn sie unorganisiert und unstrukturiert sind
- b) Wenn Sie sehr kreativ und intuitiv arbeiten
- c) Gar nicht, gute Chefs schützen ihre Mitarbeiter vor Zeitfressern
1. E-Mails sind unbestritten ein Zeitfresser, doch was genau kostet so viel Zeit?
Lösung
Richtig: c) Die regelmäßige Prüfung des Posteingangs
E-Mails sind die größten Zeitfresser im Job. Viele Arbeitnehmer lesen sie sofort, wenn es im Posteingang klingelt oder vibriert. Das lenkt enorm ab – und kostet laut Studien rund 11 Minuten, um wieder zurück in die alte Aufgabe zu finden.
2. Welche der drei Aktivitäten kostet am meisten Zeit?
Lösung
Richtig: b) Geplante Meetings
Es mag überraschen, doch spontane Besprechungen oder Telefonkonferenzen nehmen in den meisten Unternehmen deutlich weniger Zeit in Anspruch als die vielen geplanten und häufig unproduktiven Meetings. Letztere sind oft unstrukturiert, werden von zu vielen Teilnehmern besucht und bringen die eigentliche Arbeit nicht weiter.
3. Wie werden Kollegen zu Zeitfressern?
Lösung
Richtig: b) Durch den Smalltalk zwischendurch
Es gibt Kollegen, die durch ständiges Nachfragen oder kurze Unterbrechungen enorm viel Zeit klauen. Die meiste Zeit – teilweise mehr als eine Stunde täglich! – geht aber beim Kaffee-Plausch drauf. Smalltalk ist wichtig für Betriebsklima und Kreativität – er kann aber auch schnell zum Zeitfresser werden.
4. Wie wird das Internet im Büro zum Zeitfresser?
Lösung
Richtig: b) Durch die sozialen Netzwerke
Das Surfen in Social Media ist ebenfalls ein enormer und unterschätzter Zeitfresser: Mal eben auf Tiktok Videos schauen oder auf Pinterest in Bildern stöbern… Zack, ist eine Stunde rum. Viele Arbeitgeber sehen die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz daher nicht gerne oder verbieten sie ganz.
5. Teamarbeit ist wichtig – doch ist sie auch ein Zeitfresser?
Lösung
Richtig: b) Ja, wenn man nicht „Nein“ sagen kann
Es stimmt: Ein gutes Team erledigt Aufgaben schneller und effektiver als Einzelkämpfer. Wenn Sie jedoch nicht Nein sagen können und Kollegen zu viele Aufgaben abnehmen, wird das Team zum Zeitfresser. Darunter leiden nicht die Ergebnisse des Teams, sondern vor allem die eigene Arbeit.
6. Auch das Telefon ist ein Zeitfresser – doch warum eigentlich?
Lösung
Richtig: b) Weil die Konzentration nach einer Unterbrechung weg ist
Telefonate sind eigentlich kein Problem. Studien zeigen aber, dass bereits kurze Störungen von wenigen Sekunden – also auch Telefonate – die Fehlerzahl verdoppeln. Außerdem brauchen Sie danach wieder bis zu 11 Minuten, um sich wieder voll auf die alte Arbeit zu konzentrieren.
7. Gehört der Computer zu den Zeitfressern im Büro?
Lösung
Richtig: b) Ja, aber nur durch Defekte und Störungen
Nicht funktionierende Technik ist nervig und frustrierend. Und genau dann mutiert der Computer zum Zeitfresser. Nichts geht mehr – man wartet auf den Support und muss die verlorene Zeit später umso stressiger wieder nacharbeiten.
8. Ordnung ist wichtig – doch schützt sie vor Zeitfressern?
Lösung
Richtig: c) Es kommt drauf an, Ordnung kann selbst zum Zeitfresser werden
Ordnung ist wichtig, keine Frage. Doch wenn Sie es damit übertreiben, verbringen Sie mehr Zeit mit der Organisation als mit dem Bearbeiten der Aufgaben. Ein Plan im Vorfeld ist hilfreich, zu viel Planung aber ist eine Form von Prokrastination.
9. Wann mutieren Chefs zu Zeitfressern?
Lösung
Richtig: a) Wenn sie unorganisiert und unstrukturiert sind
Kreative und spontane Menschen können schon mal anstrengend sein und als Chef die Mitarbeiter von der Arbeit abhalten, weil sie immer wieder neue Ideen haben oder Konzepte ändern.
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